In Zeiten der Corona Pandemie ist unter anderem die Erledigung von Angelegenheiten im Einwohnermeldeamt ausschließlich über eine vorherige telefonische Terminvereinbarung möglich. Ein großer Nachteil ist, dass die Termine ausschließlich während der täglichen Kernarbeitszeit vereinbart werden können. Bürgern ist es somit nicht möglich, Termine außerhalb dieser Zeiten zu buchen bzw. verfügbare Termine einzusehen. Weiterhin ist das derzeitige Verfahren sehr umständlich, da die Termine manuell durch einen Sachbearbeiter vergeben, erfasst und dann täglich an die zuständigen Kollegen des Einwohnermeldeamtes weitergeben werden.

Viele Bürgerinnen und Bürger fragen außerdem per E-Mail über das allgemeine Postfach nach einem Termin an. Auch diese Anfragen müssen weitergeleitet und beantwortet werden.

Da auch weiterhin an der Vergabe von Terminen im Einwohnermeldeamt festgehalten werden soll, sollte das Verfahren auf Sicht vereinfacht werden.

Es liegt ein Angebot der Fa. Advantic zur Erweiterung der amtseigenen Homepage um das iKiss-Modul der Online-Terminvereinbarung (OTV) vor. Im Rahmen der Digitalisierung ist die Online-Terminvereinbarung ein unverzichtbares Werkzeug für einen zeitgemäßen Bürgerservice. Mit Hilfe dieses Moduls ist es den Bürgern jederzeit möglich, schnell und unkompliziert auf verfügbare Termine zurückzugreifen und diese online zu reservieren. Der Bürger würde beispielsweise direkt auf der Startseite der amtseigenen Homepage zur OTV geleitet werden und kann nach Auswahl der gewünschten Dienstleistung auf den nächsten verfügbaren Termin eines Sachbearbeiters zurückgreifen. Das System erkennt anhand der Dienstleistung und der damit hinterlegten Bearbeitungsdauer automatisch den als nächsten verfügbaren Sachbearbeiter und weist die freien Termine aus.

Ein weiterer Vorteil ist, dass umgehend nach der Buchung eines Termins, der entsprechende Sachbearbeiter sowohl im Rahmen einer Mail informiert, als auch der Termin automatisch im Outlook-Kalender eingetragen wird. Die Administration dieses Moduls erfolgt nach umfassender Schulung im eigenen Hause.

Die Höhe der einmaligen Lizenzkosten beläuft sich auf insgesamt rund 7.000,00 € brutto. Im Rahmen der jährlichen Pflegekosten für Softwarewartungen und Upgradepauschalen fallen Kosten in Höhe von rund 1.500,00 € an. Für die Lizenzkosten sind Haushaltsmittel bereits eingeplant. Die Schulungskosten werden gem. Angebot nach Aufwand abgerechnet und sind über eine Minderausgabe im Haushalt gedeckt.  

Beschluss:

Der Finanzausschuss des Amtes Geltinger Bucht beschließt die Einführung der Online-Terminvereinbarung im Rahmen eines zusätzlichen iKiss-Moduls der Fa. Advantic. Die einmaligen Lizenzkosten belaufen sich auf rund 7.000,00 € brutto. Jährliche Betriebskosten fallen in Höhe von rund 1.500,00 € brutto an. Der Amtsvorsteher wird ermächtigt den Auftrag entsprechend dem vorliegenden Angebot der Fa. Advantic zu erteilen.

Abstimmung: