Die Verwaltung plant die Einführung eines Dokumenten-Managment-Systems (DMS) für die gesamte Verwaltung. Die Einführung eines solchen Systems ist allerdings sehr kosten- und zeitintensiv, so dass eine Umsetzung in den nächsten fünf Jahren unrealistisch erscheint. Es bietet sich allerdings die Möglichkeit für den Bereich der Finanzanwendung eine Programmerweiterung zur elektronischen Ablage von Rechnungsbelegen einzuführen.

Herr Scharf gibt ergänzend zu der vorliegenden Beschlussvorlage eine kurze Zusammenfassung über die Arbeitsweise dieses Verfahren und erklärt die Vorteile für die tägliche Verwaltungsarbeit.

Herr Rupp warnt davor, den Arbeitsaufwand für die Umstellung / Einführung zu unterschätzen und fordert, dass zunächst die laufenden Projekte (Erstellung der Eröffnungsbilanzen) abgearbeitet werden sollen. Dem entgegnet Herr Scharf, dass es sich hierbei um kein aufwendiges Projekt sondern vielmehr um ein zusätzliches Handwerkszeug handelt, das die Arbeit der Verwaltung erleichtern soll.

Herr Johannsen fügt hinzu, dass dieses Verfahren bei der Stadt Kappeln seit sechs Jahren erfolgreich eingesetzt wird.

Frau Marxen-Bäumer berichtet aus der Teamleiterrunde, dass die Einführung der elektronischen Belegablage immer wieder gefordert wird, um einen effektiveren Zugriff auf abgearbeiteten Rechnungsunterlagen zu erhalten.

Beschluss: 

Der Finanzausschuss des Amtes Geltinger Bucht empfiehlt dem Amtsausschuss die Einführung der elektronischen Belegablage im Bereich der H&H-Finanzsoftware. Die Einführungskosten betragen ca. 13.500,- €. Die jährlichen Betriebskosten betragen ca. 4.000,-€. Die Verwaltung soll ein Einführungskonzept erstellen. Bei einer Umsetzung im Jahr 2016 wird den überplanmäßigen Ausgaben zugestimmt.

Abstimmung: