Es wird Bezug genommen auf die Vorlage.

Die in der Amtsverwaltung genutzten Programme und Fachverfahren erzeugen umfangreiche Datenmengen, deren strukturierte Ablage ohne zusätzliche Softwareprogramme mit einem Datenablagesystem und entsprechender Zugriffsstruktur nicht möglich ist. Die Datenmengen erfordern immer höhere Such-, Ablage und Aussonderungszeiten. Die Verfügbarkeit mit kurzen Reaktionszeiten ist nicht immer gegeben und wird immer schwieriger. Eine überwiegende Automatisierung der Datenablage (E-Akte) wird schon aus rein wirtschaftlichen Gründen zukünftig zu analysieren sein. Auf ein Zeitfenster von 5 -7 Jahren gesehen wird eine Einführung der E-Akte wahrscheinlich aufgrund erheblich gestiegener Anforderungen einfach notwendig sein und evtl. werden gesetzliche Änderungen hier zusätzlich einen Handlungsdruck schaffen (Stichwort:  Digitalisierung).

Aktuell steht die Verwaltung vor der Herausfordernung der Dokumentenablage für das Hauptfachverfahren „proDoppik". Seit Einführung der Doppik ist es umständlich, wenn nicht fast unmöglich, auf zahlungsbegründende Belege und Anordnungen zügig zuzugreifen. Im Finanzausschuss ist nun ein Verfahren vorgestellt worden, das als erster Schritt zur Digitalisierung bezogen auf das Finanzprogramm zu sehen ist.

Hauke Scharf und Stefan Boock erläutern die Notwendigkeit und die Möglichkeiten.

Bürgermeister Rupp wiederholt seine Bedenken aus der Sitzung des Finanzausschusses.

Beschluss:

Die Einführung einer elektronischen Belegablage im Bereich H&H Finanzsoftware wird beschlossen. Die Einführungskosten betragen ca. 13.500 € einmalig, die laufenden Kosten werden mit zur Zeit 4.000 € im Jahr veranschlagt. Die Verwaltung soll ein Einführungskonzept erstellen. Sofern die Umsetzung noch im laufenden Jahr möglich ist, wird den überplanmäßigen Ausgaben zugestimmt, ansonsten soll die Veranschlagung im Haushaltsplan 2017 erfolgen.

Abstimmung: