Der Hauptausschussvorsitzende, Herr Hans-Heinrich Franke berichtet:

Der Hauptausschuss hat sich in dieser Zeit der Corona-Beschränkungen die Frage gestellt:

„Wie können wir notwendige Sitzungen, die aufgrund außergewöhnlicher Notsituationen nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden können, durchführen?“

Für die digitalen Sitzungen gibt es zurzeit noch keine Software die rechtlich für Kommunen, Verbände, sowie Zweckverbände zugelassen ist.

Somit kann jede Sitzung, die bis dato digital durchgeführt wird, angefochten werden.

Nach unserer bisherigen Information sollten folgende Voraussetzungen für eine digitale Sitzung geschaffen werden:

Die Mitglieder des Gremiums müssen zur Teilnahme Zugangsdaten erhalten.

Die digitale Steuerung der Sitzung müsste über einen Bevollmächtigen erfolgen. Dieser Bevollmächtigte muss zum Beispiel bei Befangenheit Sitzungsteilnehmer und im nichtöffentlichen Teil die Öffentlichkeit ausschließen und anschließend wieder zulassen können.

Eine gleichzeitige Veröffentlichung der digitalen Sitzung für einen Livestream auf einer Homepage muss gewährleistet werden.

Weiterhin müssen Räumlichkeiten für die Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden, in der die Sitzung übertragen wird.

Damit scheidet diese Variante zum jetzigen Zeitpunkt aus.

Der Ausschussvorsitzende schlägt folgendes Satzungserweiterung vor:

§ 6a Digitaler Versand von Einladungen/Eilbeschlüssen und Protokoll

Die Einladung zu den Hauptausschusssitzungen und den Verbandsversammlungen einschl. der Unterlagen und der Protokolle werden zukünftig per Email versandt.

Die Protokolle gelten als genehmigt, soweit nicht innerhalb von 3 Wochen nach dem Versenden per Email Einwände bei der Vorsitzenden / dem Vorsitzenden des Hauptausschusses oder dem/der Verbandsvorsteher/in schriftlich eingegangen sind.

Änderungsanträge zum Protokoll werden als Beratungspunkt auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Hauptausschusses / der Verbandsversammlung aufgenommen.

Bei notwendigen Sitzungen, die aus schwerwiegenden Gründen und aufgrund von außergewöhnlichen Notsituationen nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden können, darf der/die Verbandsvorsteher/in bzw. der oder die Hauptausschussvorsitzende eine Vorabstimmung per Email durchführen, bei der die Mitglieder per Email antworten müssen. Keine Antwort gilt in diesem Fall als Zustimmung.

Der eigentliche Beschluss wird auf der nächsten Sitzung des Hauptausschusses oder der Verbandsversammlung nachgeholt und ist damit protokolliert.

Schwerwiegende Gründe liegen insbesondere vor bei Naturkatastrophen aus Gründen des Seuchenschutzes, sonstige außergewöhnlichen Notsituationen oder wenn aus anderen Gründen eine ordnungsgemäße Durchführung unzumutbar wäre.

Beschluss:

Der Hauptausschuss beschließt, einen entsprechenden Satzungsänderungsentwurf zur nächsten Sitzung der Verbandsversammlung vorzulegen.

Abstimmung: