Es wird auf den anliegenden Antrag auf Erweiterung der Erlaubnis zur Antragstellung im System ALLRIS von Patrick Weber verwiesen.

 

Die Verwaltung möchte die Wichtigkeit der konsequenten Nutzung des digitalen Sitzungsdienstprogrammes Allris 4 betonen und unterstützt den Antrag. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle legitimierten Personen, insbesondere auch der Bürgermeister, ihre Anliegen und Anträge ausschließlich über dieses Programm einbringen. Nur so ist eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung sämtlicher Anträge und Anliegen in der Verwaltung gewährleistet und es sind keine analogen parallelen Arbeiten mehr nötig.

 

Das digitale Sitzungsdienstprogramm Allris4 bietet zahlreiche Vorteile: Unter anderem wird die Tagesordnung automatisch generiert, auch der Entwurf einer Tagesordnung, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Die Fachabteilungen profitieren davon, dass Anträge für die Mitglieder der Gemeindevertretungen transparent und vollständig im Programm sichtbar und für die Verwaltung weiterverarbeitbar sind. Auch wird durch den digitalen Einreichungsprozess automatisch eine Vorlage aus den Anträgen erstellt, die jederzeit ergänzt werden kann – beispielsweise durch Berechnungen, Berichte oder Mitteilungen aus der Verwaltung. Ziel ist es zu nahezu jedem Tagesordnungspunkt eine Vorlage mit Inhalt vorzubereiten.

 

Ein weiteres zentrales Element des Sitzungsdienstprogammes Allris4 ist die integrierte Beschlusskontrolle. Diese Funktion bietet einen Überblick darüber, in welchem Stadium der Bearbeitung sich eine Beschlussfassung in der Verwaltung befindet und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung und dementsprechende Transparenz auch für Bürger*innen. Dieses stellt sicher, dass die zuständigen Sachbearbeiter jederzeit wissen, welche Aufgaben sie zu welchem Zeitpunkt zu erledigen haben.

 

Abschließend ist es von großer Bedeutung, dass alle Mitglieder der Gemeindevertretungen das digitale Sitzungsdienstprogramm nutzen, damit die Verwaltung die Arbeitserleichterungen und Effizienzgewinne durch den digitalen Prozess  umfassend ausschöpfen kann.

 

Beschluss:

Die Gemeindevertretung Hasselberg beschließt, die Rollenverteilung im Rahmen der technischen Möglichkeiten und im Einvernehmen mit der Amtsverwaltung auf folgenden Personenkreis auszuweiten:

 

•           Fraktionsvorsitzende/r
•           Fraktionslose Gemeindevertreter/in

Abstimmung:
 

Anzahl der Mitglieder des Gremiums	davon anwesend	Ja-Stimmen	Nein-Stimmen	Enthaltungen
11	9	9	0	0