Die Pandemie bestimmt inzwischen unseren Alltag. Wir haben uns – auch in der Amtsverwaltung – inzwischen mit dem Virus arrangiert.

Der Text (Anlage) gibt einen kleinen Einblick in die Zeit von März bis Ende Juli.

Für das Amt stehen Entscheidungen an, in die der Amtsausschuss eingebunden werden sollte.

a)      Betrieb des Bürgerbüros in Gelting

Das Standesamt arbeitet wieder im fast normalen Dienstbetrieb. Nachdem die Eheschließungen im März und April abgesagt wurden, werden viele  - auch kurzfristig -nachgeholt, immer unter Beachtung der Hygienevorschriften (für den Betrieb auf dem Leuchtturm wurde ein Hygienekonzept erstellt).

Das Gebäude in Gelting ist grundsätzlich geschlossen. Es gibt relativ wenig „Laufkundschaft“ im Standesamt. Die meisten Besucher sind telefonisch angekündigt, z. B. Bestatter, Anmeldung zur Eheschließung. Jedem Besucher wird geöffnet.

Seit dem 16.3. werden die Dienstleistungen des Einwohnermeldeamtes nicht mehr in Gelting angeboten. Alle Einwohnerinnen und Einwohner müssen nach Steinbergkirche kommen. Anfangs führte das noch zu Unmut, inzwischen hat es sich herum gesprochen. Man benötigt auch keinen Termin mehr. Allerdings ist es besser, vorher telefonisch nachzufragen, weil gerade im Meldewesen häufig Unterlagen mitgebracht werden müssen.

Das Einwohnermeldeamt wurde mit zwei Arbeitsplätzen in den großen Sitzungssaal verlegt, weil dort Abstände eingehalten werden können. Die Arbeitsplätze sind durch einen Sichtschutz getrennt. Das Klima im Sommer in dem Raum ist bekannt, insofern war es gerade mittwochs dort oft sehr heiß. In der Teamleiterrunde war vereinbart worden, das Bürgerbüro bis Ende August geschlossen zu halten. Hintergrund war die Urlaubszeit und die Befürchtung, dass man nach einem Öffnen im Juli wegen Krankheit und mangelnder Vertretung wieder schließen muss.

Nachdem die Bundes- und Landesregierung Ende August keine weiteren Lockerungen der Maßnahmen angekündigt hatten, wurde die Schließung auch im September beibehalten. Nun stehen wir vor der Frage, ob wir es unter den geltenden Bedingungen überhaupt wieder öffnen können.

Die Außenstelle ist ein kleines Einfamilienhaus. Beim Betreten gelangt man in einen kleinen Flur und dann gleich in einen kleinen Wartebereich, in dem auf Abstand max. 2 Personen warten könnten. Das Bürgerbüro ist mit einer Mitarbeiterin besetzt. Fraglich ist, wer den Einlass, den Ablauf im Wartebereich und den Ausgang (ggf. durch den Hinterausgang) kontrolliert. Im Erdgeschoss befindet sich ein weiteres Büro für die Leitung des Standesamtes. Diese wird den „Empfang“ für das Bürgerbüro nicht übernehmen.

Das Obergeschoss erreicht man über eine Holztreppe. Im Obergeschoss sind zwei Arbeitsplätze, die Teilzeit besetzt sind. Auch die Standesbeamtin aus dem OG wird nicht den Empfang für das Bürgerbüro übernehmen (können).

Aus Arbeitsschutz- und Vernunftsgründen sollte das Bürgerbüro bis Ende des Jahres geschlossen bleiben. Im Dezember sollte die Lage neu betrachtet werden.

b)      Lehrschwimmbad an der Gemeinschaftsschule

Das Lehrschwimmbad ist wieder für die Schulen geöffnet. Maßgabe ist eine Begrenzung der Nutzer und dass der Umkleidebereich von jeder Gruppe selbst gereinigt wird. Entweder reinigt man vor der Nutzung oder nach der Nutzung für die nächste Gruppe. Diese Forderung hat nicht unbedingt Begeisterung hervorgerufen, es ist kostenmäßig aber nicht zu leisten, dass eine Mitarbeiterin der Fa. Beyersdorf auf Abruf nach jeder Gruppe die Flächendesinfektion vornimmt.

Nachdem seitens der Vereine ebenfalls auf eine Öffnung des Schwimmbades gedrängt wurde, ist es seit Mitte September wieder unter Auflagen und mit der Bedingung der Reinigung durch die Vereine geöffnet. Zum Termin des Amtsausschusses sollten erste Erfahrungen vorliegen.

c)      Schulbetrieb

Mit den Schulen wurde über die Schaffung bestimmter Wartebereiche für die Pause gesprochen. Seitens einer Schule wurde die Bitte an uns herangetragen, Zelte auf dem Schulhof aufzustellen, damit die Schülerinnen und Schüler nach Kohorten getrennt die Pause vor Regen geschützt verbringen können. Schulausschussvorsitzende Theet-Meints und Herr Boock haben viele Verhandlungen zu dem Thema geführt, um „schlanke“ Lösungen zu finden.

d)      Die Nutzung der Sporthallen und eingeschränkt der Umkleiden ist wieder möglich, auch hier mit Vorgaben für die Reinigung. Priorität hat der Bedarf der Schulen, nur wenn die Schule einer außerschulischen Sporthallennutzung zugestimmt hat, dürfen die Vereine sie nutzen.

Für alle Nutzungen von „außen“ gilt die Forderung nach Reinigung und Einhaltung der Regeln. Die Pandemie hat zu einer Steigerung der Kosten für die Reinigung der Schulen und Hallen geführt.

(Nach langen Verhandlungen waren wir in den Schulen seit einigen Jahren soweit, dass viele Bereiche nicht mehr täglich gereinigt werden, sondern im Rhythmus 3 Tage / 2 Tage. Seit Wiederaufnahme des Schulbetriebs wird mindestens einmal, manchmal sogar zweimal gereinigt.)

Home Office in der Amtsverwaltung

Die Corona-bedingten Auflagen haben von heute auf Morgen eine Präsenzarbeit in der Verwaltung unterbunden und als Alternative wurden so schnell wie möglich Möglichkeiten für Home Office geschaffen.

Grundvoraussetzung sind die technischen Gegebenheiten. Das beginnt bei der Breitbandversorgung zuhause, die noch nicht überall zufriedenstellend ist – aber daran wird ja kräftig gearbeitet.

Es wurden Laptops, teilweise auch gebraucht beschafft und 12 Plätze eingerichtet.

Weder im Bereich des Standesamtes noch im Bereich des Einwohnermeldewesens ist Home Office möglich, bis auf wenige Ausnahmen.

Eine allgemeine Vereinbarung und Regelungen für die Arbeit zuhause wurden auf die Schnelle von Stefan Boock entworfen, auch im Hinblick auf den Datenschutz. Zurzeit erarbeiten wir Einzelvereinbarungen mit den Kolleginnen und Kollegen, die unabhängig von der Krise zuhause arbeiten.

In Verwaltungen unserer Größenordnung sind aber zwischen den Erfordernissen des Publikums (einschl. Ehrenamt) und den im Home Office arbeitenden Beschäftigten auf Dauer Grenzen gesetzt.

Darüber hinaus ist allen zuhause Arbeitenden deutlich geworden, dass die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wesentliche Voraussetzung ist, um digital arbeiten zu können. Es war schon erstaunlich, wieviel in unseren Verzeichnissen und Programmen zu finden ist, gleichwohl wurden viele Aktenordner und Vorgänge in Papier hin- und her transportiert.

Auf Dauer wären auch arbeitsschutzrechtliche Themen (Bildschirmarbeit, Ergonomie) abzuarbeiten.

Frau Marxen-Bäumer ergänzt den Sachverhalt und weist insbesondere auf die aktuelle – sich wieder verschärfende Lage – hin. Bürgermeister Frerich spricht sich für eine Wiedereröffnung des Bürgerbüros aus, da dies aus seiner Gemeinde gefordert wird. Dem schließen sich weitere Mitglieder des Amtsausschusses an und verweisen auf die kreativen Lösungen im Einzelhandel und in Arztpraxen. Es ergibt sich eine kontroverse Diskussion um die Öffnung des Bürgerbüros.

In dem Zusammenhang merkt Amtsvorsteher Johannsen an, dass nach dem Fusionsvertrag bereits nach 3 Jahren eine Evaluation über die Nutzung des Bürgerbüros erfolgen hätte sollen. Diese ist bislang unterblieben. Frau Legant, als Teamleiterin des Ordnungsamtes, weist noch einmal eindringlich auf den Schutz der Mitarbeiter*innen und die Arbeitsabläufe in der Verwaltung hin.    

Beschluss:

Der Amtsausschuss nimmt die infolge der Pandemie für die Einrichtungen getroffenen Regelungen zur Kenntnis. Für die Öffnung des Bürgerbüros wird die Verwaltung gebeten, eine organisatorische Lösung zu finden, die einen Besuch unter den gegebenen Hygienebestimmungen ermöglicht.

Abstimmung: